Elektronische Kommunikation

Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Crailsheim bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Kommunalverwaltung. Für Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (LVwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Die Große Kreisstadt Crailsheim eröffnet diesen Zugang nach Maßgabe der auf diesen Seiten dargelegten Bedingungen.

Bitte beachten Sie, dass die hier veröffentlichten Rahmenbedingungen ausschließlich für die elektronische Kommunikation mit der Großen Kreisstadt Crailsheim gelten. Sofern Sie auch mit anderen Kommunen und Verbänden rechtsverbindlich elektronisch kommunizieren möchten, informieren Sie sich bitte auf der jeweiligen Homepage des Empfängers.

Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Es kann nicht garantiert werden, dass eine versandte E-Mail ihren Empfänger erreicht. Es ist möglich, dass Inhalte unvollständig und/oder verzögert ankommen. Der Grund liegt in der allgemeinen Unsicherheit von E-Mails. Bitte prüfen Sie, ob die E-Mail wirklich für Ihre Zwecke geeignet ist. Beachten Sie hierzu auch unsere Datenschutzhinweise. Die Stadtverwaltung ermöglicht zudem die Kommunikation über verschlüsselte E-Mails über S/MIME oder OpenPGP. Hierzu finden Sie auf unserer Internetseite eine Übersicht der E-Mail Adressen, welche die verschlüsselte Kommunikation unterstützen. Mithilfe des heruntergeladenen Zertifikats können verschlüsselte E-Mails an Stadtverwaltung Crailsheim übermittelt werden. 

Verschlüsselte E-Mail-Kommunikation über S/MIME oder OpenPGP ermöglicht es, den gesamten Inhalt einer E-Mail inklusive aller Anhänge zu verschlüsseln, um vertrauliche Informationen sicher per E-Mail vom Absender zum Empfänger zu schicken. Wird eine E-Mail unverschlüsselt versandt, können die datenschutzrechtlichen Anforderungen an die Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden.

Möchten Sie Dateien an die Stadtverwaltung Crailsheim senden, beachten Sie bitte, dass nicht alle auf dem Markt vorhandenen Dateiformate und Anwendungen unterstützt werden. 

Die Stadtverwaltung Crailsheim nimmt Dokumente in folgenden Dateiformaten entgegen: 

Dateianhänge, die Makros, sonstige ausführbare Dateien oder Viren enthalten, werden vom System automatisch aus der Mail entfernt. Diese E-Mails können grundsätzlich nicht bearbeitet werden. Es werden keine Nichtzustellbarkeitsmitteilungen versendet. 

Bitte beachten Sie auch, dass E-Mails inkl. Anhänge (Attachments) nur bis zu einer maximalen Größe von 20 MB empfangen werden. Ist Ihre Datei größer oder hat ein anderes Format, können Sie mit dem EDV-Support der Stadtverwaltung Crailsheim per E-Mail an support@crailsheim.de in Kontakt treten. Dieser wird die in Ihrem Fall bestmögliche Übermittlungsmethode bestimmen und Sie über das weitere Vorgehen informieren.

Formfreie Kommunikation

Wird von Ihnen der Kommunikationsaustausch per E-Mail begonnen, geht die Stadtverwaltung Crailsheim davon aus, dass die gesamte Kommunikation per E-Mail stattfinden kann, soweit andere Vorschriften dem nicht entgegenstehen. Stehen gesetzliche Vorschriften entgegen, wird die Stadtverwaltung Crailsheim auf dem Postweg oder in anderer Weise mit Ihnen Kontakt aufnehmen.

Für einfache, formfreie Nachrichten steht Ihnen die zentrale E-Mail-Adresse der Stadtverwaltung Crailsheim info@crailsheim.de zur Verfügung. Darüber hinaus können formfreie Nachrichten an alle zentralen E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Crailsheim sowie an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung Crailsheim gesendet werden, die auf unseren Internetseiten und auf Briefköpfen genannt sind.

Alle persönlichen Daten werden im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen behandelt. So erfolgt die Antwort bei personenbezogenen Daten per verschlüsselter E-Mail.

Die Einlegung eines Rechtsbehelfs per einfacher E-Mail ist nicht zugelassen und entfaltet keine rechtlichen Wirkungen

Formgebundene Kommunikation

Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Für eine formgebundene Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Absatz 1 Nr. 2 Signaturgesetz (SigG) versehen. 

Die Stadtverwaltung Crailsheim bietet für die sichere elektronische Kommunikation im Sinne von § 2 Abs. 2 EGovG Baden-Württemberg die Möglichkeit zur Kommunikation über das Behördenkonto von service-bw. Es ist kostenlos und kann z. B. von Bürgern, Unternehmen oder Institutionen zur Kontaktaufnahme mit der Stadtverwaltung Crailsheim genutzt werden.
Es wird keine Gewähr dafür übernommen, dass das System stets zur Verfügung steht.

Wenn Sie auf sicherem Weg, d.h. verschlüsselt, mit der Stadtverwaltung Crailsheim kommunizieren wollen, müssen Sie sich auf der Seite https://www.service-bw.de registrieren und ein persönliches Service-Konto anlegen. 

Sobald Sie die Registrierung abgeschlossen haben, können Sie Ihr persönliches Postfach nutzen. Als Empfänger einer neuen Nachricht geben Sie in das Eingabefeld "Stadt Crailsheim" ein. Danach werden Ihnen alle Behördenpostfächer der Stadtverwaltung angezeigt, z. B. die zentrale Poststelle oder eines Ressorts bzw. Sachgebiete.

Die Stadtverwaltung Crailsheim verfügt darüber hinaus über ein Besonderes Behördenpostfach (BeBPo) für die Kommunikation mit der Justiz. Gemäß der Elektronischen Rechtsverkehrsverordnung (ERVV) sind Behörden verpflichtet, ab dem 1. Januar 2022 als sicheren Übermittlungsweg für die elektronische Kommunikation mit Gerichten und Strafverfolgungsbehörden ein besonderes Behördenpostfach zu nutzen.

Online-Services, elektronische Signatur und verschlüsselte Kommunikation

Die Stadtverwaltung Crailsheim bietet Formulare auf der Website und Online-Services über service-bw im Internet an. Bitte verwenden Sie diese bevorzugt, sie stehen rund um die Uhr zur Verfügung, die Übermittlung erfolgt zur Sicherheit Ihrer eingegebenen Daten stets verschlüsselt. Dokumente, die dem Schriftformerfordernis unterliegen, können grundsätzlich auch elektronisch übermittelt werden, sofern das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Die qualifizierte Signatur von Dokumenten (Dateien) wird nur in den Formaten PDF-inline oder PKCS#7 entgegengenommen. Zugelassen sind qualifizierte Signaturzertifikate von akkreditierten Zertifizierungsdienstanbietern.